歯科医院発行ニュースレター(院内新聞)の作り方

こんにちは、歯科医院経営コンサルタントの小澤です。

私は、歯科医院専門のコンサルティング活動を開始して11年目になりました。

医院経営をずっと考えてきたのですが、経験上一番効果的で法律に触れることのない増患方法は、終了患者(一回以上治療に来ていて、現在は治療期間外の方)への定期連絡を行うことです。

その中でも、ニュースレターの定期郵送は効果的。

ただ『定期検診のお知らせです』のようなリコールハガキを出すだけでは、患者さんへ与える印象は薄く、他医院との差別化にもなりません。

そこで今回は、ニュースレターを定期郵送するために医院で制作する場合のノウハウをお伝えします。

ぜひ参考にしていただき、医院で制作をしてみてください。

 

ニュースレター作成歯科医院で実践する7つのポイント

Point1:スタッフに協力要請する

まずはここ。

歯科医院でニュースレターを発行するにはスタッフの協力が必要不可欠です。

なぜなら、この取り組みを歯科医院で実践することの本質は「患者さんとのコミュニケーションを増やす」ことです。

つまり、ニュースレターを制作、配布・郵送し、患者さんとスタッフがこのニュースレターを元に会話をする事。

そもそもスタッフがニュースレターに興味を持たなければ会話にもなりません。

したがって、制作時点でスタッフに積極的に関わってもらい、「愛着」を持ってもらうということが成功のカギです。

「ニュースレターを発行したいと思うんだけど、協力してくれる?」

「は~い!」

こんな風にスタッフが快く返事をしてくれるように、普段から信頼関係を築いてください。

中には自分の仕事を増やしたくないというスタンスの方がいます。

その場合、医院全体がどんどん「最低限の業務以外、仕事はしない」という状態に落ちていきます。

本題からそれてしまいますが、ニュースレター作成の協力をお願いして、それが受け入れられるかどうかは、スタッフとの関係がうまくいっているかどうかのバロメーターになります。

ぜひスタッフと積極的にコミュニケーションをとり、信頼関係をつくってください。

ニュースレターで成功している医院の多くは、スタッフが積極的に患者さんとコミュニケーションをとり、先生の取り決めたあらゆる施策に対してモチベーションが高い傾向にあります。

ポイント1が一番ハードル高いな…。

と感じる先生も多いと思いますが、だからといって何もしなければ、今の状況が変わることはあり得ません。

まずはスタッフと時間をとって話し合いの場を設けましょう。かしこまったミーティングで無くても十分です。意見を出し合うことに意義があります。

Point2:ニュースレターの仕様を決定する

次にニュースレターの仕様ですが、患者さんの利便性・医院での印刷費用などを考慮して用紙サイズはA4(一般的なコピー用紙のサイズ)が一番好ましいです。

B5(大学ノートのサイズ)では少し紙面が少なすぎます。

A4サイズ両面を埋めるくらいの記事を用意して、フルカラーで書いてください。

B4やA3サイズは紙面を埋めるのにとても苦労しますし、女性が折りたたんでバックに入れるには、やや大きくかさばります。

男性はカバンすら持っていないことも多いので、読まずに医院のゴミ箱に捨てて帰る人も居るでしょう。

また、大切なのは「続けること」ですから、なるべく無理の無い記事の量という点でも「A4」が最も適しています。

・ニュースレター最適用紙:アスクル・セレクトスムース(A4)→

Point3:手書きでスタートする

いよいよ、原稿制作に進みます。重要なポイントは、原稿は「手書き」で作ること。

ニュースレターは医院が発行している新聞。

医療機関が発行する新聞は業者が作ったものではなく、温かみがある手作りの方が良質なコミュニケーションを生みます。

少し厚めのコピー用紙を準備して、手書きで文書を書いてください。

デザインやイラストもできれば手書きが良いですが、苦手と感じる人もおり、それがハードルになって続かないという事もあります。

難しい場合には、文章以外はパソコンでフリー素材のイラストや枠などを用いて制作することもできます。

一部のイラストやコンテンツが素材であることがバレたとしても問題ありません

大切なのは、温かみのある「手作りした雰囲気」であることです。

Point4:コンテンツの準備する

次に記事の制作にはいります。

目的に沿うように制作しないとただの自己満足になってしまいます。

経営改善に役にたつツールでないと、コストと労力をかけて制作する意味はなくなりますので注意しましょう。

目的は、1つだけです。『再来院促進』ただ、これだけです。

その目的のためにニュースレターの記事は下記2点の内容に沿うものを用意してください。

患者さんが「歯やお口の健康は人生にとって大切」と思うような啓発記事
院長やスタッフのことがわかるような、楽しい記事

では、具体的にはどんな記事が有効でしょうか?

①『患者さんが「歯やお口の健康は人生にとって大切」と思うような啓発記事』については、具体的なデメリットやメリットがイメージ出来る内容にします。

例えば、【不摂生をして歯がなくなると、恥ずかしくて自信がなくなり外出も控えるようになる。】

さらに【ご飯がおいしく食べられないので、栄養も足りなくなる。】

などそれ以外にも多くの疾患とのかかわりがありますから記事に困ることはありません。

歯はとても大切ですが、一般的には重要性やリスクがあまり知られていません。そこで、8020!また、チャレンジ28!というような内容を書いてみましょう。

新人歯科衛生士さんに担当していただければ、患者さんとの対話の勉強にもなります。

②『医院のことがよくわかるような、楽しい記事』については、院長の研修の報告やスタッフの勉強会の内容説明。

新しく入職した人の紹介。いつもランチを食べるお店の紹介でもOKです。

また「晩飯に一品」などスタッフが作ってみたお料理コーナーを写真つきで入れるのは患者さんのウケが良いですよ。

特に40代からご高齢の女性の方は喜ばれます。

わざわざニュースレターを貰いに来院される方もいらっしゃいます。

いずれの記事も画像や、写真、イラストを最低1つは入れるようにしましょう

文書だけの記事は味気なく読みにくく、読まずにすぐに捨てられてしまう可能性が高くなります。

逆に画像やイラストを入れると読みやすく訴求力が増します。

の記事は歯科衛生士やドクター、の記事は受付さんや歯科助手さんが担当されると続けやすいでしょう。

ただし、担当をきめてもその人一人に記事の「ネタ決め」を任せるのではなく、全員で「ネタ出し」を行ってください。

数回発行を重ねるとネタを決める事が大変になり、そこでつまずき制作がストップしてしまいます。

「ネタ出し」を行う事が成功のカギになりますので、必ず定期的に実施してください。

その他はタイトル部分や季節感のあるあいさつ文、診療日のカレンダーや臨時休診などの事務連絡でA4サイズの紙面は埋まってしまいます。

こで注意

なんでも記事にして良いのではなく、掲載を控えたい内容もあります。それはホームケア商品や自由診療をお勧めするような記事です。このニュースレターの発行が営業目的と思われたらアウトです。患者さんは「宣伝を受けている消費者の心理」になります。ニュースレターの目的は【再来院促進】。1診療あたりの単価の向上ではありません。単価アップの施策に関しては来院いただいたときに行いましょう。

・参考レポート:ライフタイムバリューという考え方→(中盤の「施策実施の際は混乱しないように注意」をご覧ください)

Point5:出来上がったニュースレターを印刷をする

印刷は、カラーコピーにしましょう。

A4両面カラーの場合、コンビニでは1部あたり80円から100円かかりますので、コスト高です。

医院でプリンターをご用意いただければ約40円。これがベストです。

廉価版インクですと1枚あたり20円程度ですが、印刷クオリティーの低さやプリンター故障リスクなどからお勧めできません。

プリンターはレーザープリンターより、インクジェットの方が鮮明な印刷ができます

機械の購入は、コピー機能付のA4サイズ複合機をお求めください。

1万5千円ほどのもので十分です。

または、近隣の印刷会社か広告代理店などにご相談いただくのも良いと思います。

前述の費用と手間を天秤にかけ、よりメリットの大きいほうをお選びください

Point6:配布前に行うおまじない

院長を含め医院のスタッフ全員で読みあわせをしてください。

また記事をスタッフの勉強に利用したり、前述の「晩飯に一品」をスタッフ全員で作ってみて、歯に良い食材の確認などをすると、患者さんとお話するときのネタになります。

せっかくニュースレターを配布するのですから、患者さんから記事の内容について話かけられた時に、スタッフ全員がこたえられるようにしておきましょう!

そしてその際に重要なのが誤植チェック

おかしな言葉や漢字、文脈などがないか確認し修正しましょう。

これをしっかりやれることでニュースレターのクオリティーは高まります。

分かっていてもできない、なかなか難しい作業ですが、ぜひ行ってください。

Point7:効果的な配布方法を優先順位通りに行う

コストと手間を考え、最も効果が高い順番で取り組みましょう。

優先配布方法① 院内手渡し配布

まずは、医院内での配布。毎月必ず患者さん全員に配布してください。受付担当の方が手渡しで配布するようにしましょう。重複をさける為に、保険証確認と同時に行ってください。これは、新聞印刷の費用だけで出来ますし、院内での患者さんとのコミュニケーションにおいては最適な方法です。診療の前に手渡しすることで、待合室での待ち時間対策にも活用できます。

優先配布方法② 優良患者への毎月の郵送

貴医院の経営上優良な患者さまへ、最終来院日から2年(月のレセプトが200枚以下の医院では3年)、毎月郵送してください

優良な…とは例えば、

  • 自費で治療をされた方。
  • もしくは、自費治療に興味のある方。
  • 定期的にメンテナンスに来院されている方。
  • ご友人の紹介をしてくれる方。
  • 医院の開業当初から来られている方。

などなど。

医院の経営にとってメリットのある方をリストアップして、必ず毎月郵送してください。

1人の人へのコストは1年で約1,200円です。

ニュースレターを受け取った方が、他の医院に流出せずもう1度来院することの価値は、年間コスト1,200円以上。

必ずコスパの良い投資になります。ぜひ、郵送してください。

優先配布方法③ リコール時の郵送

前述の「優先配布方法②」に含めても良いのですが、とても重要な取組みですのでここに記載します。通常、リコールを促すときには「リコールハガキ」を郵送されていると思います。「メンテナンスに来てください」というようなリコールハガキを発送することに、効果はありません。この取り組みはどの医院でも行っており、患者さんにとっては当たり前。数あるダイレクトメールの中に紛れてゴミ箱に捨てられてしまいます。リコールの為の文書は、ニュースレターと共に封筒に入れ郵送するようにしてください。とくに初診の方が初めてメンテナンスに来られるまでは、ニュースレターを毎月郵送されることにプラスして、リコール時に来院を促す文書と共に発送してください。

優先配布方法④ 医院前設置・待合室に設置

最後に、医院前や待合室に設置し、自由に持って帰れるようにPOPで促して下さい。「オザワ歯科では情報提供の一環としてニュースレターを制作しています。ぜひお手にとってご覧ください」という感じです。このPOPももちろん手作りがベターです。

まとめ

POINT 1 スタッフに協力要請する

ニュースレターの発行は、スタッフとの関係においてバロメーターの働きをします。

POINT 2 ニュースレターの仕様を決定する

一番ベストなサイズはA4両面印刷です。

POINT 3 手書きでスタートする

せっかく院内で制作するので、手作りで温かみのある物にしましょう。

POINT 4 コンテンツの準備する

目的は「再来院促進」です。お忘れなく!!

POINT 5 出来上がったニュースレターを印刷する

カラーコピーはプリンターをご用意いただいた方がリーズナブルです。

POINT 6 配布前に行うおまじない

読み合わせは院内のコミュニケーションにも一役買いますよ。

POINT 7 効果的な配布方法を優先順位通りに行う

まずは取り組みやすい院内配布から、すぐにでも始めましょう!


以上7つのポイントに分けて、ニュースレターと配布方法を記載しました。かなりの効果がありますので、ぜひ前述の通りにやってみてください。

 

 

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