せっかく内定を出しても入職前に辞退される「内定辞退」は、採用活動における大きな課題です。面接、選考、条件調整に費やした時間と労力が無駄になるだけでなく、欠員が続くことで既存スタッフの負担増加や診療への影響も出てきます。

内定辞退を防ぐ鍵は、内定から入職までの期間に適切なフォローアップを行うことです。この期間に候補者の不安を解消し、入職への期待を高めることで、辞退リスクを大幅に減らせます。本記事では、内定辞退が起こる理由から具体的なフォローアップ計画まで詳しく解説します。

1. 内定辞退が起こる理由を理解する

内定辞退を防ぐためには、まずなぜ辞退が起こるのかを理解する必要があります。内定辞退の理由は大きく4つに分類できます。

注目すべきは「内定後に不安が大きくなった」という理由です。これは医院側の対策で防げる辞退であり、フォローアップの重点ポイントになります。内定から入職まで1〜2ヶ月空くことが多い歯科業界では、この期間に候補者の気持ちが揺らぎやすく、適切な対応が必要です。

2. 内定者が抱える不安とその解消法

内定者が入職前に抱える不安を理解し、それぞれに対処することがフォローアップの基本です。

3. 内定から入職までのフォローアップ計画

フォローアップは計画的に実施することが重要です。以下の時系列に沿って、継続的にコミュニケーションを取ります。

4. フォローアップの具体的な方法

手紙やメッセージの活用

デジタル全盛の時代だからこそ、手書きの手紙は強い印象を残します。採用を決めた理由、期待していること、一緒に働けることへの喜びを率直に書きます。面接でのエピソードを交えると「自分のことを覚えていてくれている」と感じてもらえ、心に響きます。

手紙の内容例としては、「○○さんの面接でおっしゃっていた患者さんへの思いに共感しました」「予防歯科への関心が高いと伺い、当院でその力を発揮していただきたいと思いました」など、その人ならではのポイントに触れることが効果的です。

先輩スタッフとの交流機会

入職前に先輩スタッフと顔を合わせる機会を設けることで、「知らない人ばかりの職場に飛び込む」という不安を軽減できます。方法は対面でもオンラインでも構いません。

交流の形式としては、オンラインビデオ通話での顔合わせ（15〜30分程度）、医院見学と合わせた軽い食事会、休憩時間を利用したカジュアルな雑談などがあります。先輩スタッフには「歓迎の気持ちを伝える」「質問に丁寧に答える」という役割を事前に伝えておくことが大切です。

入職準備のサポート

入職が近づいてきたら、初日のスケジュール、持ち物、服装、集合場所・時間などを具体的に連絡します。「何を準備すればいいかわからない」という不安を解消し、スムーズな入職をサポートします。

事前に送付できるものがあれば送っておくのも効果的です。就業規則、院内マニュアルの一部、使用するシステムの概要など、予習できる資料があると安心感につながります。

5. 辞退の兆候を見逃さない

内定者の行動に変化が見られたら、それは辞退の兆候かもしれません。早期に察知して対処することで、辞退を防げることがあります。

兆候を感じたらすぐに連絡を取り、「不安なことはありませんか」「何か気になることがあれば遠慮なくおっしゃってください」と率直に聞きます。問題を早期に把握し、対処することで辞退を防げる場合があります。

6. 他院と迷っている場合の対応

候補者が他院と迷っていることがわかった場合、無理な引き止めは逆効果です。「どちらを選んでも応援します」という姿勢を見せつつ、自院の強みを冷静に伝えることが大切です。

伝えるべきポイントとしては、教育体制や成長機会、職場の雰囲気や人間関係、長期的なキャリアパス、その候補者に期待していることなどがあります。給与や休日などの条件面だけでなく、「この医院で働く意味」を伝えることで、候補者の心に響くことがあります。

結果として他院を選ばれたとしても、好印象を残しておけば、将来の再応募や口コミにつながる可能性があります。

7. 内定辞退を防ぐための根本的な対策

フォローアップに加えて、採用プロセス全体を見直すことも重要です。

8. まとめ

内定辞退を防ぐためには、内定から入職までの期間に継続的なフォローアップを行うことが重要です。内定直後の歓迎連絡、手紙やメッセージの送付、先輩スタッフとの交流機会、入職準備のサポートなど、時系列に沿った計画的なアプローチが効果的です。

辞退の兆候を早期に察知し適切に対処することも大切ですが、無理な引き止めは避け、候補者の意思を尊重する姿勢を持つことが長期的な採用ブランドの構築につながります。

また、面接段階での志望度確認、選考スピードの向上、入職日の柔軟な設定など、根本的な対策も併せて行うことで、内定辞退のリスクを大幅に減らすことができます。

投稿者プロフィール

NAOKI OZAWA

歯科コンサルタント小澤直樹
2002年よりコンサルティング活動を開始。2008年から歯科コンサルタントとして勤務した後20017年より現職。

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