スタッフも巻き込む！歯科医院のホームページ運用を成功させるチーム体制
「ホームページの更新は院長の仕事」と思っていませんか? 実は、ホームページ運用を院長一人で抱え込んでしまうことが、更新が滞る最大の原因です。
成功している歯科医院は、スタッフ全員を巻き込んでホームページを運用しています。受付スタッフは患者さんの生の声を知っていますし、歯科衛生士は予防歯科の専門知識を持っています。こうした現場の力をホームページに活かすことで、より患者さんに響くコンテンツが生まれます。
本記事では、スタッフを巻き込んだホームページ運用体制の作り方を、実践的なステップとともに解説します。「うちのスタッフは忙しいから無理」と思われるかもしれませんが、実は一人あたりの負担は月に10分程度。それでいて大きな成果が得られる方法をご紹介します。
目次
1. なぜスタッフを巻き込むべきなのか
2. ホームページ運用に必要な役割分担
3. スタッフのモチベーションを高める方法
4. 具体的な運用フローの構築
5. スタッフ参加型コンテンツのアイデア
6. よくある抵抗と解決策
7. 実践事例：チーム体制で成果を上げた歯科医院
8. まとめ
1.なぜスタッフを巻き込むべきなのか
院長一人では限界がある
診療、経営判断、スタッフマネジメント、設備投資の検討。院長先生の仕事は多岐にわたります。その中でホームページの更新まで一人で抱え込もうとすると、どうしても後回しになってしまいます。「今度時間ができたら更新しよう」と思いながら、結局数ヶ月、場合によっては数年も放置してしまうケースは珍しくありません。
しかし、ホームページは鮮度が命です。情報が古いホームページは、患者さんに「この医院は大丈夫だろうか」という不安を与えてしまいます。定期的な更新を実現するためには、スタッフの協力が不可欠なのです。
現場のリアルな声が価値を生む
実は、患者さんが本当に知りたい情報は、現場のスタッフが一番よく知っています。受付スタッフは毎日患者さんと接する中で「よく聞かれる質問」を把握していますし、歯科衛生士は患者さんの不安や悩みに直接触れています。
院長先生は診療に専念しているため、こうした細かな患者さんの声を拾いきれないことがあります。スタッフを巻き込むことで、患者さん目線のコンテンツが自然と生まれてくるのです。
スタッフのモチベーション向上にもつながる
ホームページ運用に参加することで、スタッフは「自分も医院の成長に貢献している」という実感を得られます。自分が書いた記事を見た患者さんから「ホームページの情報が役に立ちました」と言われたとき、スタッフの仕事へのモチベーションは大きく高まります。
また、ホームページに自分の写真や記事が掲載されることで、責任感も生まれます。「患者さんに見られている」という意識が、接遇の質向上にもつながるという副次的な効果もあります。
2.ホームページ運用に必要な役割分担
院長の役割：方針決定と最終承認
院長先生が担うべき役割は、すべてを自分でやることではなく、方向性を示すことです。どんな患者さんに来てほしいか、どんな医院でありたいか、どんな情報を発信していきたいか。こうした大きな方針を決めることが院長の仕事です。
また、スタッフが作成したコンテンツの最終承認も院長の重要な役割です。医療情報としての正確性や医院の方針との整合性を確認し、問題なければ公開を承認します。この承認プロセスがあることで、スタッフも安心してコンテンツ作成に取り組めます。
受付スタッフの役割：患者さんの声の収集
受付スタッフは患者さんと最も多く接する立場です。初診の患者さんがどんな不安を持っているか、どんな質問が多いか、予約時にどんな情報を求められるか。こうした生の声を収集することが受付スタッフの重要な役割です。
また、ホームページを見て来院した患者さんに「どのページを見ましたか」「分かりやすかったですか」と簡単にヒアリングすることも効果的です。この情報は次の改善に活かせます。
歯科衛生士の役割：専門知識の発信
歯科衛生士は予防歯科や口腔ケアの専門家です。正しい歯磨き方法、フロスの使い方、歯周病予防のポイントなど、患者さんに役立つ専門知識を持っています。こうした知識をブログ記事やQ&Aとして発信することが、歯科衛生士の役割です。
専門的な内容を患者さんに分かりやすく伝えることは、日々の診療でも行っていることです。その延長線上でホームページのコンテンツを作成すれば、それほど負担なく取り組めます。
歯科助手の役割：写真撮影と情報整理
歯科助手は院内の様子をよく把握しています。新しい設備が導入されたとき、院内の装飾が変わったとき、季節のイベントを開催したとき。こうしたタイミングで写真を撮影し、ホームページ用の素材を集めることが歯科助手の役割です。
また、スタッフから集まった情報やアイデアを整理し、分かりやすくまとめることも重要な仕事です。コンテンツ作成の司令塔として、全体を調整する役割を担います。
ホームページ担当責任者の設置
スタッフ全員が関わるとはいえ、誰か一人は責任者を決めておくことが重要です。責任者は全体の進行管理、スタッフ間の調整、制作会社との窓口を担当します。
責任者は必ずしも院長である必要はありません。むしろ、ホームページに興味があり、パソコン操作に慣れているスタッフに任せた方がうまくいくケースも多くあります。責任者には少し手当を付けるなど、役割に見合った待遇を用意することも検討しましょう。
3.スタッフのモチベーションを高める方法
ホームページの重要性を共有する
まず、なぜホームページが重要なのかをスタッフ全員で共有します。ホームページ経由で何人の患者さんが来院しているか、どんな声が寄せられているか。数字と具体例を示すことで、スタッフは自分たちの仕事の意義を理解できます。
「先月、ホームページを見て10人の新患さんが来てくれました。皆さんが作ったコンテンツのおかげです」といった具体的なフィードバックが、スタッフのやる気を引き出します。
成功体験を積ませる
最初から難しいことを求めてはいけません。まずは簡単なことから始めて、成功体験を積ませることが大切です。たとえば「今月の休診日をお知らせページに載せる」「院内の季節の飾りつけを写真に撮る」といった小さなタスクから始めます。
それができたら「とても良い写真ですね。ホームページに載せましょう」と褒めます。この小さな成功体験の積み重ねが、次第に大きな仕事への自信につながっていきます。
貢献を可視化する
誰がどんな貢献をしたかを可視化することも効果的です。スタッフミーティングで「今月は○○さんが書いた記事が好評でした」「△△さんが撮った写真がとても良かったです」と具体的に称賛します。
また、アクセス数や予約数などの成果をグラフで見せることで、自分たちの取り組みが結果につながっていることを実感してもらいます。貢献が認められることで、スタッフはより積極的に参加するようになります。
無理のない範囲で設定する
スタッフの本業はあくまで診療サポートです。ホームページ運用のために本業が疎かになっては本末転倒です。一人あたりの負担は月に10〜15分程度、多くても30分以内に収まるように設定します。
「できる範囲で、無理なく」というスタンスを明確にすることで、スタッフは安心して参加できます。義務感ではなく、楽しみながら取り組める雰囲気を作ることが成功の鍵です。
4.具体的な運用フローの構築
月次ミーティングでの情報共有
月に一度、15分程度のホームページミーティングを開催します。診療前の朝礼や昼休みを活用すれば、特別な時間を設ける必要はありません。ミーティングでは、先月の成果報告、今月の更新予定、スタッフからのアイデア出しを行います。
このミーティングは堅苦しいものである必要はありません。「最近患者さんからどんな質問が多いですか?」「季節的に今発信すべき情報は何でしょう?」といったカジュアルな会話の中から、コンテンツのアイデアが生まれてきます。
コンテンツカレンダーの作成
誰が、いつ、何をするかを明確にするため、簡単なコンテンツカレンダーを作ります。Googleスプレッドシートなどで共有し、各自が自分の担当を確認できるようにします。
カレンダーには日付、担当者、コンテンツ内容、ステータス(作成中、確認待ち、公開済みなど)の列を設けます。これにより、誰が何をすべきかが一目で分かり、抜け漏れも防げます。
承認フローの明確化
スタッフが作成したコンテンツは、公開前に必ず責任者または院長が確認します。この承認フローを明確にしておくことで、スタッフは安心してコンテンツを作成できますし、医療情報としての正確性も担保できます。
承認フローは複雑にせず、スタッフが作成→責任者が確認→問題なければ公開、という3ステップ程度に留めます。あまり厳格にしすぎると、スピード感が失われてしまいます。
制作会社との連携方法
技術的な対応が必要な場合は、制作会社に依頼します。スタッフが直接制作会社とやり取りするのではなく、責任者が窓口となって依頼内容をまとめます。
月に一度、制作会社との定例ミーティングを設定し、翌月の更新予定や改善要望をまとめて伝えると効率的です。細かい依頼をその都度送るよりも、まとめて依頼した方がコストも抑えられます。
5. スタッフ参加型コンテンツのアイデア
スタッフ紹介ページの充実
患者さんは「どんな人が働いているか」を知りたがっています。スタッフ紹介ページを充実させることは、親近感を持ってもらう効果的な方法です。各スタッフに、趣味、好きな食べ物、患者さんへのメッセージなどを自由に書いてもらいます。
硬い自己紹介ではなく、人柄が伝わる温かみのある内容にすることがポイントです。「患者さんの笑顔が見られることが一番の喜びです」といったメッセージは、医院全体の雰囲気を伝える重要な情報になります。
よくある質問ページの作成
受付スタッフが日々受ける質問をまとめて、よくある質問ページを作成します。「初診に必要な持ち物は?」「駐車場はありますか?」「子ども連れでも大丈夫ですか?」といった質問は、多くの患者さんが知りたい情報です。
受付スタッフに1週間ほど質問をメモしてもらい、それを整理してページ化します。この作業を通じて、受付スタッフ自身も「こんなに同じ質問が多いんだ」と気づくことができ、接遇の改善にもつながります。
予防歯科コラムの連載
歯科衛生士が月に一度、予防歯科に関するコラムを書きます。テーマは「正しい歯磨きの方法」「デンタルフロスの使い方」「子どもの仕上げ磨きのコツ」など、日々の診療で患者さんに説明している内容で十分です。
文章が苦手なスタッフには、話してもらった内容を責任者が文字起こしする方法もあります。専門家ならではの視点で書かれたコラムは、患者さんにとって非常に価値のある情報になります。
季節のお知らせとイベント情報
院内で行う季節のイベントやキャンペーンを、タイムリーに発信します。「11月は虫歯予防強化月間」「年末年始の診療スケジュール」「インフルエンザ予防接種のご案内」など、季節に応じた情報を掲載します。
これは比較的簡単な作業なので、新人スタッフに任せるのもよいでしょう。定型フォーマットを用意しておけば、必要な情報を入れるだけで完成します。
院内の様子を伝える写真コーナー
院内の雰囲気を写真で伝えるコーナーを作ります。季節の飾りつけ、新しく導入した設備、スタッフの研修風景など、日常の一コマを定期的に撮影して掲載します。
写真撮影は歯科助手が担当することが多いですが、スマートフォンで十分です。プロのような完璧な写真である必要はなく、医院の温かい雰囲気が伝われば十分です。
6.よくある抵抗と解決策
「忙しくて時間がない」という抵抗
最もよくある抵抗がこれです。確かにスタッフは日々の診療で忙しく、新しいタスクを追加することに抵抗を感じるのは自然なことです。
解決策としては、まず時間的負担を最小限にすることです。一人あたり月に10分程度、できる範囲でという方針を明確にします。また、隙間時間を活用できるよう、スマートフォンでも対応できる仕組みを作ります。
さらに、ホームページ運用によって受付業務が楽になることを説明します。よくある質問がホームページに載っていれば、同じ説明を何度もする手間が省けます。結果的に時間の節約になることを理解してもらいましょう。
「文章を書くのが苦手」という抵抗
文章を書くことに苦手意識を持つスタッフは多くいます。「間違ったことを書いたらどうしよう」という不安もあるでしょう。
解決策としては、完璧を求めないことです。最初は箇条書きやメモ程度でもよいので、思ったことを書いてもらいます。それを責任者が文章として整えればよいのです。
また、テンプレートを用意することも効果的です。「今月のおすすめケアグッズは〇〇です。理由は△△だからです。使い方は□□です」のように、穴埋め形式にすれば、文章が苦手なスタッフでも取り組みやすくなります。
「自分の写真や名前を出したくない」という抵抗
プライバシーへの配慮から、自分の情報をホームページに載せることに抵抗を感じるスタッフもいます。この気持ちは尊重すべきです。
解決策としては、無理強いはせず、希望者のみの掲載にします。顔写真が嫌なら後ろ姿やイラスト、ニックネームでの掲載など、柔軟に対応します。
ただし、スタッフ紹介があることで患者さんの安心感が高まることは事実です。掲載することのメリットを丁寧に説明し、理解を得る努力は必要でしょう。
「パソコンが苦手」という抵抗
年配のスタッフや新人スタッフの中には、パソコン操作に不安を感じる人もいます。
解決策としては、役割分担を工夫することです。パソコン操作が苦手なスタッフには、情報収集や写真撮影など、パソコンを使わない役割を担当してもらいます。文章の入力は別のスタッフが行えばよいのです。
また、簡単な操作マニュアルを作成し、誰でもできるようにサポート体制を整えます。分からないことがあればすぐに責任者に聞ける環境を作ることも大切です。
7. 実践事例：チーム体制で成果を上げた歯科医院
事例①：開業5年目の一般歯科G医院
開業5年目のG医院では、院長が一人でホームページを管理していましたが、忙しさのあまり更新が滞っていました。そこでスタッフ5名全員を巻き込んだチーム体制を構築することにしました。
まず受付スタッフ2名に、患者さんからよく聞かれる質問を1週間メモしてもらいました。すると「駐車場の場所」「初診の持ち物」「子ども連れの可否」といった質問が多いことが判明。これらをFAQページにまとめて掲載しました。
次に歯科衛生士に、月1回のペースで予防歯科コラムを書いてもらうことにしました。最初は「文章が書けない」と抵抗がありましたが、「普段患者さんに説明していることをそのまま書けばいい」とアドバイスしたところ、スムーズに書けるようになりました。
歯科助手には院内の写真撮影を担当してもらい、季節ごとの装飾や新しい設備を撮影。ホームページのお知らせコーナーに定期的に掲載しました。
この体制を始めて3ヶ月後、ホームページの更新頻度は月1回から週1回に増加。検索順位も徐々に上がり、ホームページ経由の新患が月10名から25名に増えました。スタッフからも「自分たちが医院の成長に貢献している実感がある」という声が上がり、チームの一体感も高まりました。
事例②：都市部の審美歯科H医院
都市部で審美歯科を専門に行うH医院では、ホームページはプロが作った美しいデザインでしたが、更新がほとんどなく情報が古いままでした。院長は「スタッフは専門的な知識がないから任せられない」と考えていました。
しかし、コンサルタントのアドバイスで、スタッフにも役割を与えることにしました。受付スタッフには、カウンセリング時に患者さんがどんな不安を持っているかを記録してもらいました。すると「痛みへの不安」「費用への不安」「治療期間への不安」が多いことが分かりました。
この情報をもとに、院長が「痛くない治療への取り組み」「明確な料金表」「治療の流れと期間」のページを作成。スタッフが集めた生の声が、患者さんに響くコンテンツになりました。
また、治療後の患者さんの声をスタッフが聞き取り、テキスト化する役割も担当してもらいました。「先生やスタッフの皆さんが優しくて安心できました」といった具体的な声を掲載することで、新規患者さんの不安解消につながりました。
半年後、問い合わせ数は1.5倍に増加。院長は「スタッフを巻き込んで本当によかった。現場の声がこんなに価値があるとは思わなかった」と語っています。
事例③：地方の小児歯科I医院
地方で小児歯科を運営するI医院では、若いスタッフが多く、SNSに慣れている世代でした。そこで院長はスタッフに「Instagramとホームページを連動させて運用したい」と提案しました。
歯科衛生士がInstagramで子どもの歯磨き方法や仕上げ磨きのコツを発信し、その内容をホームページのブログにも転載する仕組みを作りました。写真撮影や文章作成はスタッフが担当し、院長は最終確認のみを行います。
また、院内で行う季節のイベント(ハロウィンやクリスマスなど)の様子をスタッフが撮影し、リアルタイムでSNSとホームページに投稿。親御さんから「楽しそうな雰囲気が伝わってくる」と好評でした。
スタッフからも「自分たちが発信した情報を見て来院してくれる患者さんがいると思うと、やりがいを感じる」という声が上がりました。1年後、SNSのフォロワーは500人を超え、ホームページのアクセス数も2倍に。若い親世代の新患が着実に増加しています。
8.まとめ
ホームページ運用を院長一人で抱え込む時代は終わりました。スタッフ全員を巻き込むことで、更新頻度が上がり、患者さん目線のコンテンツが生まれ、医院全体の一体感も高まります。
スタッフを巻き込む体制を作るには、まず役割分担を明確にすることが重要です。院長は方針決定と最終承認、受付スタッフは患者さんの声の収集、歯科衛生士は専門知識の発信、歯科助手は写真撮影と情報整理。それぞれが得意なことを活かせる役割を与えましょう。
スタッフのモチベーションを高めるには、ホームページの重要性を共有し、成功体験を積ませ、貢献を可視化することが大切です。無理のない範囲で設定し、楽しみながら取り組める雰囲気を作ります。
具体的な運用フローとしては、月次ミーティングで情報共有し、コンテンツカレンダーで予定を管理し、明確な承認フローを設けます。制作会社との連携も責任者が窓口となって効率的に行います。
スタッフ参加型のコンテンツとしては、スタッフ紹介ページ、よくある質問ページ、予防歯科コラム、季節のお知らせ、院内写真コーナーなどがあります。どれも特別なスキルは不要で、日常業務の延長線上で作成できる内容です。
よくある抵抗に対しては、時間的負担を最小限にし、テンプレートを用意し、役割分担を工夫することで解決できます。無理強いせず、できる範囲で参加してもらう柔軟な姿勢が成功の鍵です。
実践事例が示すように、スタッフを巻き込んだ体制を作ることで、ホームページの更新頻度は確実に上がり、新患数の増加という目に見える成果が得られます。さらに、スタッフのやりがいやチームの一体感も高まるという副次的な効果もあります。
「うちのスタッフには無理」と諦める前に、まずは小さく始めてみてください。受付スタッフに「今週どんな質問が多かったですか」と聞くことから始めるだけでも、立派な第一歩です。
株式会社リバティーフェローシップでは、歯科医院のホームページ制作だけでなく、スタッフを巻き込んだ運用体制の構築もサポートしています。スタッフ向けの研修、運用マニュアルの作成、コンテンツカレンダーのテンプレート提供など、チーム体制をスムーズに立ち上げるためのお手伝いをいたします。
「スタッフをどう巻き込めばいいか分からない」「運用体制を作りたいが何から始めればいいか」といったお悩みがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。スタッフ全員で育てるホームページで、より多くの患者さんに選ばれる医院を目指しましょう。
投稿者プロフィール
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歯科コンサルタント小澤直樹
2002年よりコンサルティング活動を開始。2008年から歯科コンサルタントとして勤務した後20017年より現職。
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