歯科スタッフミーティング、活性化のヒント！ 沈黙を打ち破り、意見が飛び交う場へ
こんにちは！歯科医院の経営コンサルティング活動をしている東京歯科経営ラボ（株式会社リバティーフェローシップ）の小澤です。今日は、歯科スタッフのミーティングで、うまくスタッフの意見を引き出す方法について書いてみたいと思います。
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~目次~ |
さて、歯科医院の運営において、スタッフとのミーティングは円滑なコミュニケーションとチームワークの構築に不可欠です。これは患者さんの満足度にかかわることなので、ダイレクトに歯科医院経営に影響を与えます。
しかし簡単にはうまくいかず、会議が単なる形式的な報告会に終わってしまうことも少なくありません。特に、歯科スタッフは多忙で時間に追われる傾向があり、積極的に意見を述べる機会が少なくなりがちです。
そこで今回は、歯科スタッフのミーティングで、うまくスタッフの意見を引き出す簡単な方法について、いくつかのポイントを挙げながらご紹介します。
1. 事前に議題を共有し、意見交換の場を設ける
ミーティング前に議題を事前に共有し、参加者に事前に考えておくように促します。議題は具体的な内容にするだけでなく、参加者からの意見も受け付けることを明記することで、意見交換に対する参加意欲を高めることができます。
また、議題とは別に、自由な意見交換の場を設けるのも効果的です。「最近患者さんからなにか言われたことない？」とか、「気になることとかありませんか？」というように。これは、ミーティングの冒頭や最後に設けると良いと思います。
2. アイスブレイクで緊張をほぐす
ミーティングの冒頭に、簡単なアイスブレイクを行うことで、参加者の緊張をほぐし、リラックスした雰囲気を作ることができます。ゲームや自己紹介など、簡単なもので構いません。
3. アクティブリスニングを心がける
参加者が発言している間は、メモを取ったり、他のことを考えたりせず、集中して話を聞きましょう。共感を示すリアクションや相槌を打つことで、発言者は安心して話すことができます。
4. 発言しやすい雰囲気を作る
会議の雰囲気は、リーダーの態度によって大きく左右されます。参加者が自由に発言できるような、オープンでフラットな雰囲気を作るように心がけましょう。
5. 様々な意見を尊重する
すべての意見を無条件に受け入れる必要はありませんが、参加者の意見を尊重し、否定的な表現は避けるようにしましょう。異なる意見が出た場合は、議論を通してより良い解決策を探っていくことが重要です。
6.質問や意見を促す
参加者が積極的に意見を述べられるように、質問や意見を促しましょう。具体的な質問をすることで、参加者は考えを整理し、発言しやすくなります。
7.発言者を指名する
発言者が少ない場合は、積極的に指名して意見を聞くようにしましょう。会議の状態によりますが、普段あまり発言しない人や、新しいスタッフなどを意識的に指名すると効果的です。
8.ブレインストーミングを取り入れる
新しいアイデアを生み出すために、ブレインストーミングを取り入れるのも効果的な方法です。ブレインストーミングを行う際は、以下の点に注意しましょう。
- 自由な発想を尊重する
- 批判は禁止する
- すべてのアイデアを記録する
- 後からアイデアを整理する
9.ロールプレイングを取り入れる
コミュニケーションスキルや問題解決能力を向上させるために、ロールプレイングを取り入れるのも効果的な方法です。ロールプレイングを行う際は、以下の点に注意しましょう。
- 実際の場面を想定したシチュエーションを設定する
- 役割を分担する
- 具体的なフィードバックを行う
10.会議後のフォローアップ
会議で話し合われた内容を議事録にまとめ、参加者に共有しましょう。また、会議で出た課題やアクションアイテムについて、進捗状況を定期的に確認する必要があります。
まとめ
歯科医院で行うスタッフのミーティングでうまくスタッフの意見を引き出すには、参加者が安心して発言できるような雰囲気作りが重要です。上記で紹介した方法を参考に、それぞれの歯科医院に合ったミーティング形式を工夫してみてください。
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